The Power of Less

Spread the love
Nếu bạn muốn làm việc một cách hiệu quả, hãy chọn lựa những điều cần thiết
Trong thế giới hiện tại, chúng ta đang bị dồn dập bởi quá nhiều thông tin như điện thoại, email… để nhắc nhở chúng ta phải làm điều gì đó.
Tất cả chúng ta dùng năng lượng để quan tâm quá nhiều thứ, tuy nhiên, những người có nhiều việc để làm thường bị mắc kẹt trong vòng xoay những việc không quan trọng và không cần thiết.
Để chấm dứt điều đó, chúng ta cần phải giới hạn bản thân, và tập trung vào những điều cần thiết nhất
Và bằng cách tập trung vào những điều cần thiết, chúng ta sẽ có thể tập trung sức lực vào những điều quan trọng nhất
Giống như vòng tròn bận tâm và vòng trọnf ảnh hưởng, chúng ta chỉ có thể làm tốt một số vịệc trong một lúc nhất định và bằng cáh tập trung vào những điều quan trọng nhất chúng ta có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất

Nếu bạn muốn tập trung vào những điều cần thiết, cần phải lên thứ tự ưu tiên cho chúng 
Nếu chúng ta muốn tập trung vào những điều cần thiết, trước tiên chúng ta cần phải tìm ra, những thứ gì thật sự quan trọng đối với chúng ta? Một khi chúng ta tìm ra những điều đấy, chúng ta có thể bỏ qua những điều không quan trọng hay những thứ không thật sự quan trọng đối với chúng ta.
Vậy làm cách nào để chúng ta có thể đánh giá một thứ là quan trọng hay không? Chúng ta có thể đánh giá chúng thông qua ảnh hưởng của nó với mục tiêu dài hạn của bản thân. Bằng cách đó, sẽ rất có ích khi tự hỏi mình một số câu hỏi như 
  • Giá trị của bản thân mình là gì, mục tiêu là gì?
  • Điều gì quan trọng nhất với bản thân mình? Mình thật sự yêu thích những gì?
  • Điều gì có ảnh hưởng lớn nhất đối với cuộc đời của mình ? 
  • Mình thật sự cần những gì? Những gì là ao ước? 
Nếu chúng ta bước thứ tự ưu tiên của bản thân, chúng ta có thể đánh giá độ quan trọng của từng tasks, dự án và những khó khăn thật sự là gì.
Chúng ta thật sự cần đầu tư thời gian để có được một ý tưởng rõ ràng nhất để có câu trả lời cho các câu hỏi quan trọng.

Sống và hành động theo những điều ưu tiên: thực hiện và tin tưởng vào những điều đã quyết định 
Sống mà không có giới hạn thì chẳng khác nào là đi mua sắm mà không có giới hạn tính dụng. Bởi vì chúng ta chỉ tập trung vào những điều quan trọng một khi chúng ta đã có danh mục rõ ràng những điều quan tọng đó. 
Giới hạn bản thân, cho phép chúng ta tập trung nguồn năng lượng cho những việc quan trọng trong cuộc sống, nói cách khác chúng ta có thể chấm dứt việc phung phí thời gian và công sức vào những việc không quan trọng.
Điềm mấu chốt là không phải chúng ta ràng buộc bản thân, thay vào đó bằng việc thiết lập các giới hạn, chúng ta có thêm thời gian rảnh rỗi và năng lượng để tập trung những việc quan trọng và lọc bớt những việc không quan trọng.
Ví dụ, gia đình là những thứ quan trọng hàng đầu của bạn, thì bạn sẽ không dành quá nhiều thời gian để làm những việc khác trong khi đang vui chơi cùng con trai của bạn phải không. Cũng có nghĩa là chúng ta làm cho người khác hiểu rằng thời gian của chúng ta là có giới hạn và chúng ta có ưu tiên rõ ràng. Bằng cách này chúng ta giúp cho những người xung quanh hiểu và tôn trọng thời gian, năng lượng của chúng ta, và họ sẽ không quấy rầy chúng ta vào những khoảng thời gian đó.
Những người học cách nói không với những người khác thì không làm người khác cảm thấy khó chịu, ngược lại, họ còn rất tôn trọng người đã từ chối. Họ sẽ hiểu rằng chúng ta không thể hoàn thành được tất cả những kì vọng của họ hoặc họ sẽ hiểu rằng chúng ta sẽ không xao động khi đang dồn tâm sức vào các mục tiêu quan trọng của bản thân.

Nếu bạn muốn thay đổi cuộc đời, hãy thay đổi thói quen
Khi bạn thật sự muốn có một thay đổi lâu dài, bạn cần phải học cách tập và phát triển thói quen.
Sẽ rất có lợi khi chúng ta giới hạn tập một thói quen vào một khoảng thời gian nhất định. Và khi đã quen với một thói quen, chúng ta có thể tiếp tục chuyển tới thói quen tiếp theo.
Nói với người khác về thói quen ban muốn tập, họ sẽ giúp bạn hoặc chí ít bạn cũng sẽ cảm thấy có một người khác đang quan sát việc tập và phát triển thói quen của mình ( bởi vì thế bạn sẽ có cảm giác có động lực – hehe )
Và một khi chúng ta tracking được tần suất thực thi thói quen của bản thân thì chúng ta sẽ có thêm khả năng hoàn thành thói quen đó. Tuy nhiên bạn nên đặt ra thói quen một cách định tính và thói quen cũng phải đơn giản tới mức mà không thể mình không làm được (vd bạn vừa mới tập chạy thay vì đặt ra mục tiêu là chạy 20km ngày, hãy đặt mục tiêu là chạy 5 ngày trong tuần ít nhất 3km chẳng hạn)

Phát triển thói quen từ từ nhưg chắc chắn (và quan sát việc thực hiện thói quen, đánh giá quá trình thực hiện là rất quan trọng)
Thay vì bắt đầu một cách chậm rãi, nhiều người trong chúng ta thường muốn mọi thứ sẽ thay đổi ngay vào ngày hôm sau. Và tất nhiên, chúng ta thất bại đồng thời bỏ cuộc trong sự giận dữ. Đó là lý do tại sao chúng ta thường không thay đổi được gì
Đúng là mọi thứ không cần phải như thế. Và tính chắc chắn là chìa khoá để tạo ra thói quen. Và chúng ta có thể tạo được thói quen bằng cách bắt đầu một cách chậm rãi và chắc chắn tiến đến mục tiêu.
Và nếu chúng ta muốn bắt đầu một thói quen, thì thói quen ấy càng nhỏ, thì chúng ta lại càng dễ thành công. Bởi vì như đã nói ở trên khí chúng ta muốn một sự thay đổi lớn sau  một đêm, thì là không thể, mà sự thất bại như thế sẽ dìm chúng ta xuống vũng lầy bực dọc để rồi bỏ cuộc.
Thay đổi sẽ xuất hiện khi chúng ta thực hiện chậm rãi nhưng chắc chắn những thói quen mới. Và nhớ kĩ để làm cho giếng động lực không bị khô đi, thì chúng ta cần chia nhỏ thói quen thành từng bước
Thói quen là trái tim của sự thay đổi – Và tính nhất quán – chắc chắn là một thành phần không thể thiếu cho việc tạo lập ra một thói quen mới.

Tập trung vào một mục tiêu duy nhất: suy nghĩ về các cột mốc cần đạt, dự án và các nhiệm vụ để hoàn thành chúng 
Thiết lập mục tiêu thì rất dễ dàng (cực kì dễ); Để đạt được chúng thì thực sự là khó hơn gấp vạn lần, chúng ta cần năng lượng, sự tập trung và động lực, tất cả những thứ đó đều có giới hạn 
Đó là lý do tại sao chúng ta có khả năng thành công nhất khi tập trung tất cả mọi thứ đó vào một mục tiêu duy nhất (thay vì phân tán chúng đi) Nếu chúng ta có một mục tiêu có thể đạt được trong 6, hay 12 tháng thì tốt nhất là nên dồn toàn bộ tâm trí vào để thực hiện nó.
Để tiến gần hơn với việc thực hiện mục tiêu hãy chia nhỏ chúng thành những cột mốc mà có thể đạt được trong những khoảng thời gian ngắn (hàng tuần chẳng hạn) , bằng cách đạt được những cột mốc nhỏ đấy, chúng ta sẽ tiếng thêm từng bước nhỏ để đạt được mục tiêu lớn hàng tuần. 
Sau đó nhận diện các dự án mà chúng ta đang thực sự cần phải làm, càn phải định nghĩa rõ ràng các trạng thái bạn muốn nhận được sau khi dự án kết thúc , input là gì, output là gì. Và để đạt được nhũng mục tiêu đó chúng ta cần phải tạo ra các tác vụ. Tác vụ cần được định nghĩa chính xác, dễ hiểu, mang hình thái là các động từ, thời gian thực hiện từng tác vụ phải ngắn, tầm 30 phút. Nếu tác vụ dài hơn 30 phút thì phải chia nhỏ ra thành từng khoảng 30 phút. Tại sao là 30 phút thì các bạn có thể tham khảo “The Pomodoro technique” – Francesco Cirillo. 
Chọn ra 3 dự án mà bạn muốn hoàn thành ,đừng cố gắng nhận thêm dự án trừ khi 3 dự án này đã hoàn tất.

Tập trung – Tập trung và tập trung – Sống từng sátna và tập trung toàn bộ vào các tác vụ
Tập trung là công cụ quan trọng nhất của bạn 
Khi thực hiện một tác vụ, hãy tập trung vào sự quan trọng và cần thiết. 
Một cách để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả là quan tâm đến những tác vụ quan trọng nhất, sau đó là những tác vụ quan trong thứ 2, thứ 3… 
Khi làm việc với mọt tác vụ tập trung hoàn toàn với nó. Đừng bao giờ đa nhiệm.
Những ý tưởng bất chợt nảy đến hay những sự quấy rối khác nhảy vào trong đầu bạn, để vượt qua được chuyện đó, hãy mang theo muộn quyển sổ để ghi lại chúng thật nhanh rồi quay trở lại công việc của mình.
Để có thể tập trung hoàn toàn mỗi tác vụ. Chúng ta cần phải tập trung, thay vì để đầu óc bị cuốn theo quá khứ hay là tương lai

Bắt đầu mỗi ngày với những tác vụ quan trọng nhất
Chúng ta không thực hiện dự án. Chúng ta thực hiện tác vụ. Và làm như thế chúng ta có thể tập trung duy nhất một tác vụ tại một thời điểm
Không có chỗ cho đa nhiệm ở đây
Để có thể tránh được sự trì hoãn và đa nhiệm, hãy chia nhỏ các task thành các đơn vj nguyên tử theo chiều thời gian (30 phút chẳng hạn). Luôn luôn có những task không được hoàn thành bởi vì nó quá to để bắt đầu
Một phương pháp hiệu quả được gọi là MITs – Most Important Tasks – đề cập đến việc bạn phải hoàn thành những task quan trọng trong buổi sáng và sau đó là những task nhỏ hơn. Hãy nhớ để lấp đầy cái ca, người tiến sĩ bỏ vào ca những cục đá to trước, sau đó là cục nhỏ hơn và cuối cùng là đổ cát.
Vì vậy hãy hoàn thành task quan trọng đầu tiên nhé

Tăng cao hiệu suất bằng cách giảm thời gian tương tác với email 
Có rất nhiều người hiện tại dành quá nhiều thời gian cho việc đọc và viết email.
Nhưng thật sự email chỉ mục đích giao tiếp và thường kênh giao tiếp thông qua email nên có tính chất định kì (nếu gấp thì có thể là một cuộc gọi) 
Chúng ta không thể tập trụng được nếu cứ mỗi 5,10 phút lại có notifications email mới xuất hiện phải không?
Bên dứoi là một số cách để tăng hiệu suất liên quan đến việc kiểm tra email 
  • Đặt giới hạn số lần check email hàng ngày
  • Không đọc email lúc bạn đang làm việc hiệu quả – Ở giữa các Pomodoros chẳng hạn
  • Tắt mọi thông bâos và chỉ đọc emails khi bạn muốn đọc
  • Giảm lưọng email – tắt bớt subscriptions mail – Bật các bộ lọc mail
Viết email ngắn là cực kì quan trọng (khó với văn hoá Nhật – tuy nhiên hiện tại một số công ty Nhật trẻ cũng đang thay đổi)

Kết 
Ít cũng chính là nhiều. Bằng việc tập trung vào những thứ quan trọng chúng ta có thể dùng ít thời gian hơn và dành thời gian đó cho bản thân gia đình để có một cuộc sống vẹn tròn

One thought on “The Power of Less”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *